Guide: Upphandla hållbart!

Offentliga myndigheter kan ställa en rad villkor i samband med upphandlingar. De kan gälla allt från arbetsvillkor till miljöhänsyn. Här presenterar vi de sju viktigaste hänsynen som kan tas när stat, kommuner och landsting ska köpa in varor och tjänster.

Lagen om offentlig upphandling (LOU) styr vad som gäller när staten, landstingen och kommunerna upphandlar varor och tjänster. Syftet är i grunden att skattebetalarnas pengar ska användas på bästa möjliga sätt genom öppenhet och transparens. Korruption och slöseri ska förhindras, och samhällsnyttan stå i centrum.

I praktiken har ofta priset avgörande betydelse. Förutsatt att de krav på t ex kvalitet och utförande som upphandlaren ställer på varan eller tjänsten är uppfyllda, ska den som kan leverera billigast få kontraktet. Skattepengar ska inte slösas bort.

Men samtidigt klargör lagen att samhällsnytta kan definieras brett. Det är möjligt att ställa en rad krav som visserligen kan innebära en högre kostnad, men som samtidigt bidrar till en hållbar utveckling i olika avseenden. Det kan t ex handla om arbetslösa som får jobb, miljöförstöring som undviks och tillgänglighet som blir bättre.

1. SOCIALA HÄNSYN
Begreppet sociala hänsyn är brett. I en upphandling är det tillåtet att beakta till exempel följande aspekter förutom priset:

  • Anställnings- och sysselsättningsmöjligheter
  • Arbetsvillkor
  • Tillgänglighet
  • Lika möjligheter för olika grupper
  • Hållbarhet
  • Etisk handel

Hänsyn kan tas på olika sätt. Det kan handla om skarpa krav, till exempel att den som vinner kontraktet förbinder sig att anställa två långtidsarbetslösa ungdomar. Men det kan också göras genom så kallade dialogkrav. Dessa innebär att leverantören och den upphandlande myndigheten ska föra en fortlöpande diskussion om att till exempel anställa långtidsarbetslösa utifrån leverantörens förutsättningar.

Charlotta Frenander, hållbarhetsexpert på Upphandlingsmyndigheten, säger att möjligheterna att ta sociala hänsyn är väldigt stora.

– Det är inte reglerna i sig som är ett hinder. Däremot måste det finnas både en politisk vilja och företag som har praktiska möjligheter att uppfylla de krav som ställs. Sedan gäller det att man inte utformar underlaget så att det är riktat till en viss leverantör. De som har möjlighet att utföra en tjänst ska ha möjlighet att vara med och konkurrera.

2. DIREKTUPPHANDLINGAR
Vissa mindre upphandlingar behöver inte konkurrensutsättas, d v s annonseras ut. Kraven på att formulera vad som gäller blir alltså inte lika strikta. Detta kallas för direktupphandling och får användas när värdet understiger 586 907 kr/år (gränsen bestäms av EU-direktivens tröskelvärden och revideras vartannat år).

Det är inte tillåtet att mixtra med gränsen genom att dela upp en upphandling på flera kontrakt. Om t ex beställningar av utrustning sker flera gånger under ett år, gäller det sammanlagda värdet av det levererade. Samtidigt ska man iaktta de grundläggande principerna om likabehandling, öppenhet och ickediskriminering.

Upphandlingar över 100 000 kr måste dokumenteras. Många myndigheter har lagt fast egna riktlinjer om att även direktupphandlingar ska konkurrensutsättas.

3. ARBETSVILLKOR
Det är inte bara möjligt att ställa krav på anständiga arbetsvillkor i samband med en upphandling. När den överstiger EU:s tröskelvärden är man rentav skyldig att göra det, om det är ”behövligt”. Med behövligt menas att det finns risk för oskäliga arbetsvillkor i den eller de branscher som upphandlingen rör. För kommuner och landsting ligger dessa värden nu på:

  • Varor och tjänster: 2 096 097 kr/år
  • Byggentreprenader: 52 620 561 kr/år
  • Sociala tjänster: 7 113 450 kr/år

I sådana fall ska upphandlaren kräva att de som utför arbetet ska ha lön, semester och arbetstid i nivå med gällande centralt kollektivavtal.

– Däremot kan man inte ställa krav på att leverantören är bunden av kollektivavtalet, säger Charlotta Frenander.

Dessutom gäller kraven de som utför arbetet som omfattas av kontraktet. Det går inte att ställa krav på arbetsvillkoren för andra anställda hos leverantören. Det är fullt möjligt att ha samma villkor även vid upphandlingar under tröskelvärdena.

4. SYSSELSÄTTNINGSKRAV
Det har blivit vanligare att kommuner och landsting använder offentliga upphandlingar för att ge människor långt från arbetsmarknaden möjlighet till praktik eller anställning. Detta är tillåtet. Myndigheter kan t ex kräva att si eller så många långtidsarbetslösa eller funktionshindrade ska anställas för det arbete som kontraktet gäller.

Däremot går det inte att kräva att dessa personer är bosatta i kommunen eller regionen som gör upphandlingen. Charlotta Frenander säger:

– I teorin kan det bli så att exempelvis ett polskt företag uppfyller villkoret genom att ta med sig personer från Polen. Men i praktiken är det inte så troligt. Det brukar vara enklare att anlita personal från platsen där arbetet utförs.

Hon berättar att Upphandlingsmyndigheten är i färd med att ta fram ett omfattande stöd för dem som vill ställa sysselsättningskrav. Hon betonar vikten av att göra en bra marknadsanalys innan sådana villkor ställs. Till exempel: Finns det personer som står långt från arbetsmarknaden som klarar jobbet som ska utföras? Finns det företag som har kapacitet att ta in extra personal?

5. RÄTTVIS HANDEL
Det går att ställa vissa krav på att leverantörer av varor från utlandet både iakttar mänskliga rättigheter och miljömässig hållbarhet. Dels går det att ha som villkor att ILO:s kärnkonventioner följs i samband med att varan produceras. Bl a ska barnarbete inte tillåtas och arbetstagarna ha rätt att organisera sig.

Det finns en skyldighet för upphandlande myndigheter att kräva att leverantören efterlever ILO:s kärnkonventioner om det är behövligt, dvs. om det finns en risk för brott mot konventionerna.

Dels är det möjligt att kräva att produkter som köps in ska vara försedda med någon av de etablerade märkningar som anses säkra hållbar produktion och bidra till rättvis handel. Det kan vara aktuellt för t ex märkningarna Fairtrade och World Fair Trade Organization. Men varje märkning behöver undersökas utifrån om den uppfyller förutsättningarna i LOU. Andra likvärdiga märkningar kan också godkännas.

6. JÄMSTÄLLDHET OCH TILLGÄNGLIGHET
Det är möjligt att sätta upp villkor som rör jämställdhet och tillgänglighet. Det går t ex att kräva att det företag som vinner ett kontrakt ska inrätta en jämställdhetspolicy för de som utför arbetet. Ett annat villkor kan vara att de tjänster som levereras inte på något sätt prioriterar det ena könet framför det andra.

Tillgänglighetskrav kan bestå i att leverantören ska säkerställa att människor med funktionshinder kan använda varan eller tjänsten i samma utsträckning som dem utan hinder. Enligt LOU är det som huvudregel obligatoriskt att beakta tillgänglighet i den tekniska specifikationen i upphandlingen.

7. MILJÖKRAV
Det går att ställa krav på en rad olika miljöhänsyn, somt ex att skol- och sjukhusmat är ekologiskt producerad eller att transporter utförs koldioxidneutralt. Däremot går det återigen inte att ställa upp krav som på förhand utesluter leverantörer från andra geografiska områden än det egna. Det gör att man t ex inte kan ställa som villkor att skolmaten ska lagas på närodlade råvaror.

Charlotta Frenander säger:

– EU:s regler för den inre marknaden slår fast att alla inom unionen ska ha möjlighet att delta i anbudsgivningen. Krav på närodlat blir diskriminerande. Men man ska komma ihåg, att det går att ställa krav på olika former av djurskydd och att leverantören ska minimera utsläppen från transporter.

//JONAS FOGELQVIST