Utan egen arbetsplats

Utan egen arbetsplats

Modern teknik men också höga lokalkostnader förklarar det ökade intresset för flexibla kontor utan egna platser. Men den nya trenden har väckt starka känslor.

Med tanke på att det finns två miljoner tjänstemän i Sverige så är det lätt att förstå att deras arbetsplatsers utseende är en viktig fråga. En trend som blivit allt mer uppmärksammad är det som kallas aktivitetsbaserade kontor. Ett antal företag och myndigheter har infört dem, fler är på väg.

Ett sätt att beskriva utvecklingen av kontorsmodet mot sådana modeller är att konstatera: först försvann det egna rummet – nu ryker skrivbordet och stolen också. De anställda ska inte ha en fast arbetsplats, utan arbeta där det passar bäst för stunden. Något som väckt starka reaktioner på flera håll.

De allra flesta kontorsanställda i Sverige jobbar fortfarande i ett cellkontor, med egna rum. Därefter följer öppna landskap av olika storlekar. De flexibla miljöerna, utan någon fast arbetsplats, är alltså fortfarande ovanliga. Även om mycket nu är på gång.

Vad vet man om hur olika kontorstyper påverkar vår hälsa, prestationer, arbetsmiljö osv. Ja, inte mycket ännu vad gäller denna senaste trend. Det finns interna undersökningar, t ex från Microsofts huvudkontor i Akalla, norr om Stockholm, där 91 procent svarade att de var nöjda med det nya kontoret och arbetssättet. Oberoende forskning har dock just startat på flera håll.

I Örnsköldsviks kommun ska 400 tjänstemän få nya arbetsplatser. 200 flyttar in i ett aktivitetsbaserat kontor, 200 i mer traditionella cellkontor med egna rum. En forskargrupp, under ledning av Lisbeth Slunga Järvholm, läkare och docent vid arbets- och miljömedicin i Umeå, ska följa hur det går.

En aspekt som studien hoppas ge svar på är vilken betydelse de nya kontoren har för den fysiska aktiviteten. Möjligheterna till detta ökar, eftersom man bygger in rörelse på ett mer naturligt sätt.

– Vi sitter ju för mycket still. Det är en av de största hälsoriskerna för många sjukdomar, som hjärt- kärlbesvär, fetma och cancer, säger Lisbeth Slunga Järvholm.

När nu 200 av de kommunanställda i Örnsköldsvik går över från ett traditionellt sätt att arbeta till nya metoder sker det i ombyggda lokaler. Huset Kronan har använts som högskola men stått tomt under ett par år. Det är ett hus i fyra våningar som fått en ansiktslyftning för att forma ett nytt kontor, anpassat för olika aktiviteter. Tysta rum för koncentration, kreativa miljöer för samverkan, höj- och sänkbara konferensbord där man kan välja att stå och sammanträda, 16 olika gå-band för den som vill gå och jobba eller möta kollegor under en promenad.

– Det var arbetssättet som gjorde att vi fastnade för aktivitetskontor. Sedan upptäckte vi att vi också kunde minska lokalytorna. Men det var en sidoeffekt, berättar projektsamordnaren Eva-Britt Persson.

Hon konstaterar att en så stor förändring innebär påfrestningar och väcker en hel del oro hos de anställda.

– Det är viktigt att få med sig personalen. Vi har ordnat workshops och informerat löpande om processen, till chefer och på arbetsplatsträffar, säger Eva-Britt Persson.

Det finns ekonomiska argument för att den nya typen av kontor är i ropet just nu, menar Lisbeth Slunga Järvholm. Lokalkostnader är en dyr post för företagen och att minska kontorsytor är lönsamt.

Tanken är att aktivitetskontoren ska stimulera till mer interaktion och samarbete, för att få en ökad effektivitet. Men det finns problem också.

– Man kan bli trött i huvudet av alla intryck. Det gäller att planera ytorna på rätt sätt för att kunna undvika sådant, säger Lisbeth Slunga Järvholm.

Det hon tror personalen kan ha svårast för är att inte ha en fast arbetsplats. Vi har ett behov av att ”bo in oss”. Risken är därför att man försöka välja en favoritplats som man återvänder till.

De kommunalanställda i Örnsköldsvik ska följas under ett par år. Deras arbetsmiljö, hälsa och produktivitet ska mätas. Tanken är att resultatet ska bli en manual för att utforma aktivitetsbaserade kontor.

5 FALLGROPAR PÅ AKTIVITETSKONTOR

  1. För mycket fokus på att spara pengar. Inse att även ett modernt kontor kräver investeringar. Tysta rum, möteslokaler, fungerande IT osv kostar.
  2. För ont om tysta avdelningar. Det måste finnas utrymme för koncentration, annars blir inte personalen sugen på samarbete heller.
  3. Projektgruppen som lett förändringen avslutar sitt arbete. Risken är att det blir ”djungelns lag”, där folk återgår till gamla vanor.
  4. Anställda tenderar att inofficiellt se till att reservera vissa platser, som de sitter vid dagligen. Poängen med att arbeta vid olika stationer försvinner.
  5. Bristande underhåll av teknik och möblemang. Att börja dagen med att vänta vid en dator som inte fungerar eller ansluter till nätverket skapar frustration.

Läs mer i Du&jobbet nr 3!