Du&jobbet har bytt namn!

Allt om arbetsmiljö logga
Nyheter

Riktlinjer ett måste för hybridkontoret

PRAKTIK Kungliga biblioteket, KB, har riktlinjer för det hybrida arbetet. Men nu gäller det att se hur allt fungerar i praktiken. Fack och arbetsgivare samverkar för att utvärdera allt eftersom.

Publicerad: 2022-02-28

Anneli Modén är en av dem som har jobb som måste utföras på plats. Foto: Ann Patmalnieks

När restriktionerna först kom innebar det en stor omställning för de anställda på nationalbiblioteket KB. Det var en arbetsplats som tillämpat distansarbete i mycket liten omfattning.Visst hade det hänt att man jobbat hemifrån vid enstaka tillfällen, men inte systematiskt. För en stor del av arbetet måste utföras på plats.

KB har som uppdrag att samla in nästan allt som publiceras i Sverige, som böcker, trycksaker, tidningar, datorspel, ljudböcker, film, musik, radio och tv.

– Det finns medarbetare som arbetar heltid med samlingarna. Det tryckta materialet är inte bara böcker utan mängder av trycksaker som ska samlas ihop i kapslar, en slags pappersboxar, säger Anneli Modén, bibliotekarie och ordförande i Saco KB.

Det mesta av materialet kommer till biblioteket i Humlegården i Stockholm.

– I början blev det lite panikartat och många blev stressade av en förändring som kom från en dag till en annan. Vad skulle man göra hemma?

Arbetet med de fysiska samlingarna fick pausas, medan arbetet med de digitala samlingarna kunde fortsätta även på distans. Det gick att hitta arbetsuppgifter att göra även för dem som i vanliga fall hanterade fysiskt material.

– Tiden gick och folk fick nya liv. Man började fundera över hur arbetslivet ska se ut. Kunde vi fortsätta att arbeta varierat även efter pandemin?

Arbetsgivaren tänkte i samma banor, berättar Anna Runeberg, avdelningschef för verksamhetsstöd.

– Vi insåg ganska snart att det här inte kommer att vara tillfälligt, utan vi kommer att vilja ha ett mer platsoberoende arbete med någon form av hybrid verksamhet.

Medarbetarna såg mycket positivt med att kunna arbeta hemifrån. De sparade tid på att slippa transporter, det blev lättare att lämna och hämta barn.

– Många säger att det ger en större flexibilitet och balans, både privat och i jobbet. Men det finns två sidor av myntet, för det kan också leda till minskad balans. Arbete och fritid kan flyta ihop, säger Anna Runeberg.

Men hur skulle det som de kallar ”vårt nya nu” se ut? Det behövdes riktlinjer, insåg de snabbt. HR och verksamhetsstöd tog fram riktlinjer som diskuterades med fack och skyddsombud. De kom fram till tre kriterier för distansarbetet: Det ska vara lämpligt utifrån verksamheten, teamet och individens behov.

Det ska gå att arbeta upp till tre dagar i veckan hemifrån. Den som jobbar tre dagar kan inte räkna med att ha en fast arbetsplats utan får en flexibel.

Riktlinjerna trädde i kraft vid årsskiftet och ett tjugotal av de 350 anställda hann träffa överenskommelser med arbetsgivaren. Det vanligaste önskemålet var att kunna arbeta på distans en till två dagar.

Joanna Kielska, tillförordnad HR-chef, påpekar att långvarigt distansarbete kan kännas annorlunda än under pandemin.

– Man kan tro att ”det här kommer passa mig” men sedan kanske det ändå inte gör det. Hybridarbete handlar om så många fler faktorer än de vi känner till från tiden under pandemin.

Det går att säga upp överenskommelsen och det kommer inte att ske några snabba förändringar av kontorsmiljön. Riktlinjerna och överenskommelserna ska utvärderas.

– Det här är en lärandeprocess. Cheferna är heller inte vana att leda på distans, så där har vi på verksamhetsstöd en roll att fylla, säger Joanna Kielska.

Som stöd finns det en mall för själva överenskommelsen, en lista med frågor om hemarbetsplatsen och ett underlag för dialog om hybridarbete. Saker att diskutera är till exempel hur möten ska hanteras, hur täta avstämningar ska vara och hur man får ihop arbetsgruppen när några är på plats och andra på distans.

– Det var mycket viktigt för oss att både medarbetare och chefer fick ett bra underlag för dialog om distansarbetet när vi införde den nya riktlinjen. En del saker behöver vi först komma överens om i gruppen innan individuella överenskommelser kan träffas, säger Joanna Kielska.

May Nilsson ordförande för ST KB, säger att samarbetet med arbetsgivaren fungerat bra under pandemin.

– Våra synpunkter har tagits till vara och förslaget på riktlinjer var i grunden bra.

Arbetsgivaren har ansvar för arbetsmiljön även i hemmet, men till att börja med stod det att arbetsgivaren skulle komma hem till de anställda för att undersöka den, berättar Anneli Modén.

– Det lät inte riktigt bra. Det ändrades så att den som vill kan få hembesök, annars är alternativet att gå via Zoom. Tycker jag till exempel att mitt skrivbord fungerar dåligt kan jag filma det.

Framöver kommer det att vara viktigt att hålla koll på hur arbetsmiljön påverkas vid distansarbete, säger May Nilsson.

– KB som arbetsgivare ser arbetsmiljöfrågan som viktig så de vill nog sköta det bra. Men det är ingen som vet hur det blir när man arbetar på distans under längre tid. Det blir en läroprocess.

May Nilsson räknar med att få en hel del frågor av medlemmarna framöver.

– Jag tror att det kommer att vara en startsträcka och att vi får bena ut saker efterhand. Men det kommer att bli jätteintressant.

Anneli Modén håller med, men ser en hel del att vara vaksam på.

– Verksamheten ska styra, men de lämnar ganska fritt att tolka vad det innebär. Vi behöver vara uppmärksamma så att det inte blir enhetschefens personliga tolkningar i för hög grad.

I framtiden kommer många som har möjlighet att vilja arbeta hemifrån åtminstone någon dag i veckan, tror Anneli Modén.

– De upplever att arbetsron är större hemma än i våra kontorslandskap. Men det finns också en del som har mått dåligt, som har ett socialt behov och inte vill arbeta hemma alls.

May Nilsson arbetar med den digitala samlingen. Hon har än så länge en fast arbetsplats i kontorshuset Garnisonen,där KB också har lokaler.

– Jag rör mig så pass mycket mellan biblioteket i Humlegården och Garnisonen, så framöver tycker jag inte att jag behöver ha en fast plats. Jag ska diskutera distansarbetsavtal med min chef och vill arbeta två dagar på distans.

Så länge Anneli Modén är ordförande för Saco har hon en överenskommelse om två dagars hemarbete. Men när hon arbetar med insamling av så kallat vardagstryck måste hon vara på biblioteket och ha en fast arbetsplats.

– Det tar ett par veckor att sortera materialet. Jag skulle få använda en halv dag bara för att flytta det till ett annat skrivbord. Det skulle också slita på materialet.

//ANN PATMALNIEKS

SÅ HÄR GÖR KB

  • Distansarbete = regelbundet arbete minst en gång i veckan, från någon annanstans än huvudarbetsplatsen, oftast hemmet. Överenskommelse tecknas mellan chef och medarbetare.
  • Mobilt arbete = när man tillfälligt arbetar någon annanstans, till exempel i hemmet eller under tjänsteresa, behövs ingen skriftlig överenskommelse, chefen tar beslut vid varje tillfälle.
  • Arbetsgivaren har rätt att kräva att medarbetaren är på plats för att delta i till exempel möten även på en dag som är tänkt för distansarbete.
  • Eftersom arbetsgivaren får svårare att upptäcka arbetsmiljöproblem ska medarbetaren vara aktiv och uppmärksamma och rapportera risker i arbetsmiljön till närmsta chef. När överenskommelsen träffas ska chef och anställd gå igenom ett frågeformulär om distansarbetsplatsen.
  • Arbetsrättslig lagstiftning och kollektivavtal gäller på samma sätt som på huvudarbetsplatsen.
  • Medarbetaren ska ha hemförsäkring. Händer något med arbetsutrustningen som ger rätt till ersättning står arbetsgivaren för självrisken.

Foto: Ann Patmalnieks

Publicerad: 2022-02-28

Så här jobbar vi på Allt om arbetsmiljö med journalistik. Redaktionen är oberoende från vår ägare och vi arbetar opartiskt. Vi stödjer inte något politiskt parti eller organisation och vi tar inte ställning. Det vi publicerar ska vara sant och ha hög kvalitet.

Mest lästa

Tipsa redaktionen

Prenumerera ikon

Missa inget

Få de viktigaste nyheterna som rör arbetsmiljön sammanfattat varje vecka. Testa vårt premiumbrev kostnadsfritt!