10 råd för bättre distansmöten

Digitala möten ställer högre krav på förberedelser. Det säger Anna-Maria Olander Jahnsson, som arbetar med chefs- och ledarutveckling på Försvarets materielverk, FMV. Här är tio punkter att tänka på.

Glöm inte pauserna under distansmötet. ILLUSTRATION: Colourbox.

När vi inte möts naturligt genom att gå till jobbet och träffa kollegor blir distansmötet kanske enda tillfället att ses. Det ska alltså gärna svara mot såväl våra sociala behov av gemenskap som att fylla jobbsyftet, säger Anna-Maria Olander Jahnsson.

Hon utbildar chefer på Försvarets materielverk om hur distansmöten kan ledas så att de blir engagerande och effektiva.
–Vi var snabba med att gå över till att ses så och tycker att det har fungerat bra, säger Anna-Maria Olander Jahnsson.

Här är hennes råd för bättre möten.

1.TEKNIKEN

Börja med att se till att alla förstår sig på programmen ni använder och vet hur man till exempel delar skärm, använder chattfunktioner, whiteboards och liknande. Låt dem som är osäkra öva i förväg.

2. TYDLIG AGENDA

Det ger struktur och underlättar fokus på mötet och agendan bör bifogas kallelsen. Tänk igenom varför ni ska ses. Vad är syftet med mötet? För att fatta beslut? För att förankra något? Ska ni arbeta tillsammans och lösa något problem? Gäller det att få ut information kanske det är bättre att den skickas ut per mejl så att alla kan läsa på egen hand. Vill man sedan få in synpunkter i en diskussion kan det därefter vara bra att mötas. Ska deltagarna förbereda något i förväg? Skicka i så fall ut i god tid innan. Gäller mötet känsliga frågor kan det vara bättre att ses på en promenad eller – om det kan ske riskfritt – träffas på kontoret.

3. TIDEN

Beroende på upplägget, fundera på mötets längd då vi blir trötta av att allt för länge koncentrerat titta in i en skärm. Klargör hur länge ni ska hålla på, hur långa inläggen kan vara, säg kanske att du som mötesledare kommer att vara lite av polis så att alla håller sig inom ramarna. Genom att ha enats om tydliga spelregler i början är det lättare att avbryta eventuella långpratare, eller signalera när det är någon minut kvar.

4. KAMERAN

Använd den, det ger en helt annan känsla av samhörighet och det blir lättare att förstå varandra när man kan avläsa kroppsspråket. Uppmana deltagarna att så gott det går titta på den som pratar och du som leder mötet, glöm inte bort att titta in i kameran när du pratar. Vi får mer energi när vi ser varandra i ögonen!

5. PAUS

Håll på högst 45 minuter i sträck, eller gör avbrott redan efter en halvtimme beroende på vad ni avhandlar. Fem minuter kan räcka ifall ni har pauser regelbundet. Kör ni många timmar behövs längre avbrott med tid för fika, avkopplande prat eller promenad.

6. VARIERA

Inför mötet, tänk igenom struktur och innehåll och planera ett upplägg som skapar variation, interaktion och ett ökat engagemang. Växla om med grupparbete. Många har lättare för att prata i en liten grupp.Varför inte diskutera en frågeställning ute på promenad som återkopplas tillbaka. Det ger ökad energi och ork vid längre möten. Använd olika verktyg som whiteboarden, omröstning och chattfunktionen. Låt deltagarna skriva ner frågor och reflektioner, osv.

7. SUMMERA

Se till att summera på slutet. Vad är det ni kommit fram till och vad händer härnäst? Mejla gärna ut en summering så det är tydligt vad som bestämts. Checka ut med en reflektionsfråga t ex ”Vad tar du med dig från mötet?” där var och en ger sitt svar, muntligen eller i chatten beroende på gruppstorlek. Som mötesledare får du då reda på hur mötet fallit ut hos var och en och gruppen påminns om vad ni kommit fram till.

8. HYBRIDMÖTEN

När några är på kontoret och några jobbar hemifrån – tänk på hur alla ska kunna känna sig delaktiga men också att tekniken fungerar så alla ser och hör bra. Se till att även de som är på kontoret har med sig varsin dator för eventuella gruppuppgifter. Även om det fungerar att använda en dator i rummet för samtal är det en fördel att var och en gör eventuella uppgifter i sin egen. Om de på kontoret exempelvis börjar rita på ett blädderblock i rummet blir det svårt för dem på distans att se. Använd i stället whiteboardfunktionen i programmet. Ge också gärna ordet först till dem som sitter på distans så att de känner sig delaktiga.

9. SAMHÖRIGHET

Ge plats för socialt utbyte i samband med mötet. Inled med en runda när alla säger något kort om hur läget är eller öppna för att logga in lite tidigare. Ha gärna en tidpunkt varje morgon eller eftermiddag i en arbetsgrupp där de som vill checkar in och pratar lite om hur de mår och har det. Det kan också vara en god idé med särskilda möten bara för fika, eller After Work där man kanske spelar ett spel som Pictionary, etc.

10. EFTER PANDEMIN

Ta vara på erfarenheterna, hör vilka synpunkter medarbetarna har och börja redan nu att fundera över hur ni ska mötas efteråt, hur mycket på arbetsplatsen och hur mycket digitalt.

//EVA BERLIN