Hur länge ska skyddsrondsprotokoll förvaras?

Fråga: Hur länge skall arbetsgivaren förvara skyddsrondsprotokoll? Och i vilken form, är scannade protokoll tillräckliga?

SVAR: De ganska noggranna detaljregleringar av dokumentförvaring som finns i Arbetsmiljöförordningens tredje paragraf och Arbetsmiljölagens fjärde kapitel gäller främst andra handlingar (t ex förteckning över farliga ämnen, läkarundersökningar, expositionsregister osv som ska förvaras från 5 till 40 år). Ett vanligt skyddsrondsprotokoll hamnar vanligtvis inte i ovanstående kategorier, utan ska vara ett levande dokument för er. Dess syfte är att synliggöra de brister som behöver åtgärdas samt ligga till grund för uppföljning av säkerhetsarbetet. Rent praktiskt är väl minst ett år lämpligt, eftersom man ska följa upp årets arbetsmiljöaktiviteter i SAM-uppföljningen (systematiskt arbetsmiljöarbete) och ha protokollet som underlag vid nästa rond. När allt är infört i handlingsplan, genomfört och uppföljt, finns sällan behov att spara det gamla dokumentet - om ni inte vill kunna titta tillbaka och följa er egen säkerhetsutveckling. Och formen bestämmer man själv, utifrån vad som passar verksamheten.