Vad gäller vid misstänkt stöld på jobbet?

Jag arbetar som chef för inköpsavdelningen hos ett företag som levererar kontorsmaterial.

På sistone har jag märkt av att vi råkat ut för ett stort svinn bland det material vi beställer in. Jag misstänker att en anställd i själva verket stjäl material. Vi har även problem med privata materialbeställningar som sker till rabatterat pris och jag upplever i allmänhet att de regler och riktlinjer vi satt upp inte följs av personalen.

Vad räknas egentligen som stöld på jobbet – och hur bör jag arbetsrättsligt komma till rätta med problemen ovan?

SVAR: Hur ett oönskat agerande hos en medarbetare kan hanteras arbetsrättsligt avgörs av vilka olämpliga handlingar som är kända för dig som arbetsgivare och vad du har möjlighet att bevisa i en framtida process. Av 18 § anställningsskyddslagen följer att en arbetstagare får avskedas om han eller hon grovt åsidosätter sina åligganden mot arbetsgivaren. Enligt förarbeten avses ett sådant uppsåtligt eller grovt vårdslöst agerande som man inte rimligen ska behöva tåla i något rättsförhållande. Arbetsdomstolen har vid flera tillfällen i sin rättspraxis konstaterat att stöld eller andra typer av tillgreppsbrott mot arbetsgivaren normalt sett innebär att grund för avsked föreligger. DET RÄCKER DOCK inte med att du som arbetsgivare misstänker att det finns en tjuv på arbetsplatsen. I avskedsärenden är det arbetsgivaren som har bevisbördan för att laga skäl för avsked föreligger, dvs du måste kunna bevisa att det du påstår faktiskt också har hänt. Av Arbetsdomstolens praxis följer också att beviskravet för ett påstått brott inte kan sättas lägre än vid ett motsvarande brottmål, dvs det måste vara ställt bortom rimligt tvivel att händelsen har inträffat. Det kan i det enskilda fallet vara mycket svårt att bevisa stöld, om man inte tar den misstänkta på bar gärning eller har annan tydlig dokumentation, från t ex övervakningskameror. Inträffar ett brott i er verksamhet bör detta polisanmälas. Det är inte ovanligt att man i den arbetsrättsliga tvisten senare kan dra nytta av till exempel förundersökningsprotokoll. Även en otillåten beställning som en arbetstagare gör i tjänsten kan utgöra grund för avsked. Det framgår av det relativt nya rättsfallet AD 2018 nr 39, som avsåg en anställd på en stormarknad som gjorde ett antal otillåtna personliga inköp. Avgörande är bl a om inköpet varit till vinning för arbetstagaren och skett på bekostnad av arbetsgivaren. Utgångspunkten är att en arbetstagare inte genom sitt agerande får skada arbetsgivaren. Det ska dock alltid ske en helhetsbedömning. Vid exempelvis otillåtna beställningar kan det handla om vilka rutiner som funnits, hur dessa kommunicerats, vilka instruktioner som gällt och om det funnits någon förmildrande omständighet – exempelvis en otydlig instruktion eller motsvarande. En arbetstagare är skyldig att följa de rutiner och riktlinjer som gäller på arbetsplatsen. Att bryta mot dessa utgör i sig ett brott mot anställningsavtalet och kan ytterst leda till uppsägning av personliga skäl, eller i flagranta fall (exempelvis rutiner vid värdehantering som möjliggör stöld) avsked. SOM ARBETSGIVARE är det viktigt att reagera mot ett oönskat beteende, först genom en muntlig tillsägelse och därefter med en skriftlig erinran (ibland kallad las-varning). En skriftlig erinran bör innehålla en inledande beskrivning av de rättigheter och skyldigheter som följer av anställningsavtalet och tydligt informera arbetstagaren om: 1. Vilket agerande som ligger till grund för erinran och som inte accepteras av arbetsgivaren. 2. Vilken förändring som arbetsgivaren önskar se. 3. Att arbetstagaren riskerar sin anställning om han eller hon inte rättar sig efter erinran. I det aktuella fallet kan det vara klokt att gå igenom den dokumentation som finns för att ta ställning till om ni har på fötter för att gå vidare med ett avsked av den person ni misstänker. Konsultera er arbetsgivarorganisation eller annan juridisk rådgivning! Generellt kan det vara läge att se över vilka rutiner som bör införas för att försvåra stölder och förhindra oklarheter vid personalköp. Det är viktigt att ni agerar vid varje tillfälle som rutinerna inte efterlevs, och med tanke på bevisbördan för loggbok och sparar den dokumentation som finns. Det kan vara protokoll, e-postmeddelanden eller anteckningar om samtal med medarbetaren. Ni ska även överväga om det är möjligt att göra något åt problemet genom en omplacering till annat arbete inom organisationen, om sådan möjlighet finns. Arbetsgivare har allmänt en långtgående skyldighet att försöka komma till rätta med ett oönskat agerande innan en uppsägning kan verkställas. Vid en prövning ska en helhetsbedömning göras och utifrån den bedöms personens framtida lämplighet. Även vid ett avsked ska en helhetsbedömning göras. Fokus ligger då snarare på den enskilda händelsen/ ”brottet” och om det är tillräckligt styrkt vad som inträffat.