Så håller du arbetslusten uppe hos distansarbetarna

Det utdragna distansarbetet skapar utmaningar, både för chefer och medarbetare.

Hur ska man som chef hålla uppe engagemanget i en arbetsgrupp som arbetat hemma under lång tid? Kommunikationsexperten Antoni Lacinai lyfter tre viktiga frågor man som chef kan använda i samtalen med distansarbetande medarbetare.

Det börjar bli lång tid nu. Och för många kontorsarbetare är tanken på hemarbete åtskilliga månader till inte särskilt lockande. Det gäller både chefer som upplever att de tappar i kontroll och medarbetare som känner sig isolerade och tappar i engagemang.

Även videomöten, som till en början kunde kännas nytt och spännande, tappar med tiden nyhetens behag.

Kommunikationsexperten och föreläsaren Antoni Lacinai tycker inte det är märkligt att intresset för digitala möten svalnar efter en tid.

Antoni Lacinai.

– Att leda fysiska möten är svårt, att leda digitala möten är ännu svårare. Virtuella möten är i allmänhet sämre men det behöver inte vara så , säger Antoni Lacinai som bland annat skrivit ett tiotal böcker om kommunikation.

Det finns flera anledningar till att icke-fysiska möten oftast är sämre än möten där man ses på riktigt, menar Antoni Lacinai. Teknikstrul är en vanlig anledning. Videomöten skapar dessutom en trötthet, eftersom det är svårare att förhålla sig till en människa på en skärm, än vid ett fysiskt möte.

Möten på länk tenderar också att bli för långa. Har man ett längre möte, uppåt två timmar, bör man dels ha pauser, dels ha uppgifter som ska göras för att skapa interaktivitet. Men även ett en-timmesmöte är ofta onödigt långt. Dela upp ett sådant möte i två delar, menar Antoni Lacinai.

– Tänk dig att den första delen av mötet är tid där du läser in dig på egen hand och den tid ni ses virtuellt används sedan för diskussion. Informera inte så mycket på själva mötet.

Digitala möten kräver också mer av chefen. En grundbult för lyckade möten är att vara tydlig med vilka digitala verktyg man använder, och att alla inblandade har fått chansen att lära sig denna teknik.  Men även innehållsmässigt finns det råd att ta till sig.

Antoni Lacinai menar att det viktigaste med mötena är att de ger energi och att man involverar medarbetarna så mycket man kan genom de tekniska möjligheterna som videoverktyget ger i form av sådant som chat, digitala smårum och röstningsverktyg.

Han tar upp också upp tre frågor som han menar en chef kan ha som utgångspunkt för samtal med anställda som arbetar hemma. Antoni Lacinai tycker att man kan ställa frågorna ungefär en gång i veckan.

Frågorna lyder så här:

  1. Hur gick det förra veckan?
  2. Vad är ditt mål för nästa vecka?
  3. Hur kan jag bistå dig som chef?

Han poängterar att man inte ska se det som någon slags kontroll, utan som ett sätt att upprätthålla relationen med den anställde och att hålla en rörelse framåt i arbetet. Från chefens sida måste det också finnas tilltro till att den anställde gör det som förväntas även hemifrån – och att arbetet inte alltid görs under kontorstider.

– Människor har en mer splittrad arbetsdag när man arbetar hemma. Vi måste ha tillit i att anställda kan behöva göra andra saker på dagarna och i stället jobba mer vid andra tider

Hur ofta ska man då ha kontakt med sina distansarbetare? Ja, utöver det ”veckosamtal” som nämns ovan menar Antoni Lacinai att någon form av daglig kontakt är bra. Men det behöver inte handla om telefonsamtal eller videomöten – mejl kan räcka. Någon cyberfika i veckan med hela arbetsgruppen är också bra.

Gällande kommunikationsvägar så rekommenderar han att gå upp i ”kommunikationskvalitet” när något ska diskuteras. Hellre videomöten än telefonmöten i sådana fall alltså.

Antoni Lacinai pekar också på hur viktigt det är att chefen sänder ut rätt signaler. Känslor smittar och en chef som har energi som syns i ansikte och kroppsspråk kommer lättare att få med sig sin arbetsgrupp. Uppmärksamhet är också viktigt.

– Jobba hårt med att vara intresserad av de anställda. Vi vill bli sedda – även när vi arbetar på distans.

//OSCAR MAGNUSSON

Här är kursen för dig som vill bli bättre på att leda på distans.

HÄR ÄR FEM MOTIVATIONSTIPS FÖR HEMARBETAREN
1) Skaffa arbetsplatsutrymme, en egen zon, i bostaden för arbetet.
2) Disciplin. Gå upp i tid och klä dig som du skulle röra dig bland 3) folk. Och arbeta hårt – i stunder.
3) Var flexibel. Ta en promenad om du behöver det.
4) Kommunicera mycket, genom alla kanaler du använder dig av.
5) Håll kontakten med kollegorna genom cyberfika. Allt på jobbet ska inte handla om effektivitet.
Källa: Antoni Lacinai