När jobbet inte fungerar – människokunskap del 9: BRISTANDE PRESTATION

KRAV Vilka är tecknen på att en anställd inte klarar sina arbetsuppgifter och vad ska chefen göra? Psykologen Christina Molnar ger råd.
– Dröj inte för länge med att ta ett samtal, uppmanar hon.

En anställd som tidigare skött sig bra börjar visa tecken på ointresse, drar på sig klagomål från kunder, klienter och kollegor. Eller, ni har nyrekryterat, men personen verkar inte klara av förväntade prestationer. – Det här är ganska vanliga problem, tycker Christina Molnar, som är specialiserad inom arbetslivspsykologi. Hon är mycket ute på företag och jobbar med grupper eller utbildar chefer. Arbetssättet beskriver hon som KBT för organisationer. Jag träffar henne i ett rum med vacker utsikt över Uppsalas takåsar och domkyrka.

Det kan finnas flera tecken på att en person har svårt att klara jobbet, påpekar hon. Till exempel:

  • Personen drar sig undan, deltar inte i fika eller luncher.
  • Har upprepad korttidsfrånvaro.
  • Svarar inte på mejl.
  • Utlovade insatser uteblir eller försenas.
  • Bortförklaringarna är många.
  • Kollegorna klagar över att de får täcka upp.

– Eftersom många organisationer är pressade brukar det inte hålla särskilt länge om någon inte gör sin del. En annan signal kan vara att personen jobbar över kvällar och helger utan att det verkas finnas anledning.
– Strategin att arbeta alldeles för mycket i sin oro att inte räcka till leder antagligen till mindre irritation hos omgivningen än om man drar sig undan, men är inte heller bra. Överarbetet ger stress och kan på sikt leda till sjukdom. Orsakerna till att någon inte fungerar kan förstås vara flera.
– Gäller det en medarbetare som tidigare gjort ett bra jobb är stress en vanlig orsak. Arbetsbördan har kanske varit stor en längre tid och nu går det inte längre. Det kan också handla om saker utanför jobbet: kanske har det hänt något i familjen, man väntar på besked om en sjukdom, barnen kanske strular. Rör det en nyanställd kan det vara bra att börja med att fundera över om personen fått en vettig introduktion och instruktioner, har hen förstått sina uppgifter?
– Chefen behöver prata enskilt med personen det gäller. För att kunna göra det måste man kunna ge konkreta exempel på vad det är som inte fungerar så bra. Det duger inte att vara svepande, och säga typ att ”kollegorna klagar”. Då hamnar man lätt i en diskussion om vem som sagt vad. Anonyma källor ska undvikas.

Det gäller att inte dröja för länge med att ta upp saken.
– Jag vet exempel när personer har underpresterat i tio år utan att någon sagt till. En del chefer tycker att detta är svåra utmaningar och undviker frågan. Det är inte bra för någon – inte heller för den anställde. Den som inte får konstruktiv kritik har svårt att utvecklas. Ofta vet man dessutom om att man inte presterar som tänkt, något som skadar självkänslan. Att saken får bero är vanligare i stora organisationer, är Christina Molnars intryck. Möjligen för att man där är mindre sårbar än på mindre arbetsplatser. Samtalet kan antingen inledas med allmänna frågor om hur personen själv tycker att läget är på jobbet. Är någon ny är detta en naturlig sak att göra – oavsett om det uppstått problem eller allt går utmärkt.
– Nyanställda har med sig nya perspektiv på organisationen som kan vara viktiga att ta till sig. Det här öppna sättet att samtala kan ge ny förståelse för varför personen agerar som den gör. Alternativt kan ett samtal vara mer rakt på sak. Chefen säger att hen vill tala om prestationerna, om vad som borde fungera bättre och vägen dit.
– Det kan vara känsligt att erkänna att man har svårt att klara sitt jobb. Ofta är det bättre att tala om hur olika slags uppgifter fungerar och vilket stöd som behövs för att klara dem. Det gäller för chefen att vara mycket konkret.
– Utgå ifrån vad du själv sett och märkt. Och var inte för svepande. Gäller det en mellanchef som inte fungerar bra med medarbetarna, säg inte saker som: ”Du har ett för kallt sätt”, utan istället ”Du använder många negativa ord när du beskriver personer.”

Gör sedan en plan.
– Alla måste få en ny chans. Ligger någon form av stress eller ohälsa bakom, fundera på vilka möjligheter till avlastning och stöd som finns, om några arbetsuppgifter tillfälligt eller för alltid kan tas över av andra, erbjud insatser från företagshälsovården, t ex samtal. Ta gärna in stöd utifrån. Hon betonar att den nya OSA-föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö lägger ett större ansvar än tidigare på arbetsplatsen att utreda förhållandena på jobbet, att ingripa mot t ex mobbning och hjälpa anställda att prioritera om arbetsuppgifterna är för många. Handlar det om att en person tycks sakna tillräckliga kunskaper; se över om det finns någon lämplig kurs, fundera på chefscoach eller mentor för den nyblivna chefen, se till att det finns någon att fråga i vardagen, etc.
– Var också konkret om vad som behöver ändras. Säg t ex ”Jag vill ha dina rapporter tre dagar före våra möten” eller ”Jag vill att du ringer upp kunderna istället för att mejla.”

Det viktigaste sedan är uppföljning, betonar hon. Både om allt verkar gå bra och om det inte gör det.
– Det finns en tendens att mest uppmärksamma det som inte fungerar, men det är lika viktigt att se framgång. Man kan sedan kanske gå vidare och höja ribban ytterligare och erbjuda fler kurser, t ex i presentationsteknik eller i hur man håller möten. Om då en person trots flera insatser ändå inte klarar sin roll för att förmågan inte räcker till?
– Då brukar frågan om omplacering komma upp. Möjligheten är större i stora organisationer. Lägg ner tid på att hitta en ny lämplig uppgift, råder hon.
– En del chefer är jätteduktiga på att lyfta fram folks starka sidor och upptäcka talang. För vissa är omplacering inte så känsligt. En expert som t ex rekryterats till en chefsroll kan längta tillbaka till sina tidigare uppgifter. Personer med självinsikt tar ibland själva initiativ till att få annat att göra. Hon avråder dock från att för snabbt ta till omplacering när det kan ligga relationsproblem i gruppen bakom problemen.
– Det kan lätt bli så att personen man flyttar på har utsetts till syndabock. I själva verket kanske det handlar om en grupp som inte fungerar. Här är det ofta bra om en utomstående expert kopplas in. Christina Molnar tycker att hon träffat många arbetsgivare som varit bra på att stötta medarbetare.
– Min erfarenhet är att den som har tillfälliga problem, gör klokt i att ta upp med chefen vad det handlar om. Döljer man sin situation går man dels miste om det stöd man kan ha rätt att få, dels kan man hamna i konflikter som förvärrar svårigheterna. Kan ledningen dokumentera att den har gjort vad som kan begäras – kanske omplacerat någon flera gånger, erbjudit utbildningar och diverse stöd utan framgång – kan otillräcklig förmåga att utföra sina uppgifter vara skäl för uppsägning, konstaterar hon. Hon råder chefer att anstränga sig för att ha goda relationer med anställda.
– Ju bättre de är, desto större är chansen att folk i tid vågar säga till dig om de tycker en uppgift är för svår eller säga ifrån om något inte fungerar.

Undvik att skvallra om människors svagheter i jobbet.
– Som chef är du ett föredöme och folk som hör dig säga negativa saker om någons prestation inser lätt att nästa gång är det kanske de som blir omtalade… Chefer måste kunna ha hemligheter. Och se upp med att visa vilka som är dina favoriter, prata inte bara med de duktiga medarbetarna.

Eva Berlin

TÄNK EFTER VAD DU GILLAR ATT GÖRA
Det är svårt att rekrytera rätt person. Konkurrens om jobben och rekryteringens upplägg – där man lätt förstår vad man bör säga i en anställningsintervju – kan leda till att man får ett arbete som inte passar en, påpekar Christina Molnar.
– Det är lätt att överdriva i intervjuer. Du som rekryterar, gå på meriter, gör tester och ta in referenser från olika håll. Provanställning är en möjlighet. Du som söker jobb, tänk efter: Vilka slags uppgifter gillar jag? Vad får jag energi och glädje av? Att gräva ner mig i detaljer? Träffa mycket folk? Sälja? Fundera på – vilka är mina talanger? Ta reda på vad som ingår i jobbet. Lite självkännedom är bra – men självkännedom är svårt. Har du fått bra feedback och återkoppling av tidigare chefer och kollegor så underlättar det.