Så använder vi tiden på kontoret


Hur använder vi tiden en vanlig dag på kontoret? Ungefär 60 procent av arbetsdagen behöver vi arbeta ostört. Det visar undersökningar som ON Arkitekter AB har gjort.

Inför en ombyggnad av kontoret vill många företag veta hur de anställda använder sin arbetstid.

– Vi gör en webbenkät där var och en får berätta vad man gör och vilket behov man har av att kunna jobba ostört beroende på arbetsuppgift, berättar Katarina Grånäs, arkitekt på ON Arkitekter.

Företaget har arbetat med sin analysmetod ett antal år. Så här ser resultatet ut när man utgår från några av deras exempel:

  • Cirka 40% av tiden för enskilt ostört arbete.
  • Cirka 20% av tiden för ostörda möten.
  • Cirka 20 % av tiden för möten som inte behöver vara ostörda (inklusive fika).
  • Cirka 10% av tiden för enskilt arbete som inte behöver vara ostört.
  • Cirka 10% ”övrigt”.

Katarina Grånäs.

Ungefär 60 procent av tiden behöver man alltså kunna få jobba i fred.
– Det stämmer också med mina egna erfarenheter. Men behovet kan variera, en del säger att de kan skriva kvalificerade rapporter i cafémiljö.

Resultatet från enkäten kompletteras med en workshop, där alla deltar om det är en liten arbetsplats, eller representanter för de anställda, om den är stor. Återigen väljer man ut sina viktiga aktiviteter och vilka miljöer som behövs. Man enas då om önskemål.

– Därefter ger vi förslag på kontorslösningar. Vi vill skapa miljöer som svarar mot de anställdas behov. Sen kan det finnas begränsningar i form av ytornas storlek, utformning eller tillgång på pengar.
Det är lite av en trend idag, tillägger hon, att det anses viktigt att satsa på miljöer för spontana möten och umgänge.

– Det finns en uppfattning att det är så kreativa idéer uppstår.
Hur tas då behovet av att kunna jobba koncentrerat om hand i dagsläget?

– I öppna kontorslandskap tas det inte om hand alls, om man inte har tysta rum i närheten att gå till. Man får jobba omgiven av de syn- och hörselintryck som finns där. Forskning om hjärnan visar att prestationerna då kan försämras. Och även när man själv bedömer att ens insatser är opåverkade, så har studier visat att de kan ha försämrats.

//EVA BERLIN

RÅD FÖR ATT JOBBA FOKUSERAT
Här är hjärnforskaren Katarina Gospic tips för en bra miljö där det går att jobba fokuserat:

  1. Utgå från verksamheten/arbetsuppgifterna, fråga de anställda. Men det är inte säkert att alla väljer det bästa, komplettera med vad forskningen kommit fram till. Vissa yrken behöver jobba i tysta utrymmen en stor del av dagen. Andra behöver avskilda utrymmen för konfidentiella möten där man inte är tyst, men får vara i fred.
    – Det finns inte en universallösning som passar alla.
  2. Räkna inte bara på hyran utan också på vad utebliven effektivitet kostar. För att inte tala om sjukskrivningar som man vet ökar om man sitter i ett stort kontorslandskap.
  3. Ljudnivån är bland det viktigaste för att kunna koncentrera sig. Forskning visar att prestationsförmågan kan sänkas med upp till 66 procent i ljudliga miljöer.
  4. Hantera din digitala teknik med intention. lägg bort mobiltelefonen eller stäng av den, även i det tystaste rum blir du störd genom dess blotta närvaro.
    – Vi ”knarkar” mobiltelefonen och hittar på ursäkter för att fortsätta. Vi säger oss att vi måste hålla koll på barnen, men det dog inte fler barn på 80-talet när föräldrarna saknade den kollen.