Fem råd till den pressade chefen

Silvia Prego.

Ge frihet och coacha medarbetarna, ha koll på arbetsmiljö, leverera resultat, skriva rapporter och se till att verksamheten fungerar. Det är lätt att känna sig pressad som chef. Silvia Prego från Unionen tipsar om fem steg för att hantera kraven.

Många chefer beskriver sin arbetssituation som fylld av krav. Varannan chef känner sig stressad under en vanlig arbetsvecka, visar en undersökning som Novus gjort på uppdrag av fackförbunden Unionen och Vision. Hur gör man då för att skapa en rimlig arbetsmiljö, både för sig själv som chef och för sina medarbetare?

Silvia Prego är gruppchef på fackförbundet Unionens Stockholmskontor. Dessutom har hon också varit ombudsman och regionalt skyddsombud och i den rollen mött många krisande arbetsgrupper.

Hon lyfter fem strategier för den jagade chefen:

1. Löpande dialog med medarbetarna.
Sätt dig in i medarbetarnas vardag och ha regelbundna avstämningar. Däremot varnar Silvia Prego för den ständiga tillgängligheten, idén att ”min dörr alltid är öppen”.
–Det är i så fall bättre att medarbetarna vet hur och när man kan kontakta chefen, fortsätter hon. Som chef bör man också försöka skapa en anda på arbetsplatsen där medarbetarna själva löser mindre problem.

2. Agera snabbt och objektivt.
När något stör i en arbetsgrupp eller en medarbetare beter sig annorlunda, vänta inte. Var uppmärksam på avvikelser.
– Om man inte agerar snabbt skapas surdegar som påverkar hela verksamheten, säger Silvia Prego.
Det är också viktigt att som chef rannsakar sig själv: Är jag opartisk i den här konflikten? Om svaret är nej bör man be om stöd från andra delar av organisationen, exempelvis HR-avdelningen.

3. Rätt kunskap och mandat.
Är du chef på en arbetsplats med fler än tio anställda ska det, enligt lag, finnas en skriftlig lista över vilka uppgifter du har i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt Silvia Prego är det vanligt att chefer inte får uppdraget skriftligt, eller att det är luddigt formulerat. Om du upplever att du inte har mandat, resurser eller kunskap för att klara av uppgifterna, returnera de uppgifter du inte har möjlighet att klara av till en högre chef i organisationen. Detta behöver göras skriftligt.

4. Du måste själv ha en god arbetsmiljö.
I det alltmer gränslösa arbetsliv vi befinner oss har många chefer själva en dålig arbetsmiljö, konstaterar Silvia Prego. Ett sätt att möta det är tydliga regler och policys för hur kommunikationen sker på arbetsplatsen. Får man exempelvis mejla om arbetsrelaterade saker på helgen?
– Här behöver varje arbetsplats diskutera. Hur kommunicerar vi utanför ordinarie arbetstid?

5. Jobba tillsammans med dina medarbetare för att skapa en god arbetsmiljö.
Glöm inte bort skyddsombuden/arbetsmiljöombuden! Vid förändringar i verksamheten eller riskbedömningar är det alltid viktigt att ha representanter för medarbetarna med.
– På alla arbetsplatser finns det samarbeten som inte syns på en organisationskarta. Därför ska medarbetarna alltid vara med vid förändringsarbeten så att sådant arbete inte ska tappas bort, säger Silvia Prego.

Hon konstaterar också att förändringsarbete tar längre tid, och blir jobbigare för hela arbetsgruppen, om medarbetarna inte varit involverade i förändringarna.

//OSCAR MAGNUSSON