Flexibla kontor – mest populärt bland chefer

Mer än hälften av tjänstemännen i Örnsköldsviks kommun lämnade sina enskilda rum för ett aktivitetsbaserat kontor. Förändringen uppskattades mest av cheferna.

I samband med att Örnsköldsviks kommun sålde en kommunal fastighet valde man att låta runt 60 procent av kommunens tjänstemän flytta in i ett så kallat aktivitetsbaserat kontor, utan fasta arbetsplatser. Tidigare hade alla tjänstemän antingen haft egna rum eller delat rum med andra. Förändringen motiverades med att man ville öka samverkan mellan avdelningarna. Eftersom den här typen av kontor kräver mindre yta blir det också billigare för arbetsgivaren.

Lisbeth Slunga Järvholm, överläkare och docent på Arbets- och miljömedicin på Umeå universitet, har följt flytten och vad den har betytt för de anställda som flyttade in i det nya kontoret. Flytten skedde våren 2015. Forskningen är ännu inte avslutad men vissa saker kan Lisbeth Slunga Järvholm redan slå fast.

– Det verkar fungera bra för chefer och yrkesgrupper som behöver samverka mycket. Mest missnöje fanns hos de grupper som har ett stort behov av att kunna koncentrera sig och jobba i enskildhet, säger hon.

På den gamla arbetsplatsen var 80 procent av tjänstemännen nöjda, 12 procent neutrala och sju procent missnöjda med kontoret. Efter flytten hade siffrorna försämrats. Nu var i stället 60 procent nöjda, 20 procent neutrala och 20 procent missnöjda.

– Det är viktigt att ta reda på varför gruppen missnöjda har ökat, säger Lisbeth Slunga Järvholm.

Bland de grupper som var mer missnöjda än genomsnittet fanns bland annat personer med funktionsnedsättningar, till exempel personer med stressproblematik, hörsel- och värkproblem. Sannolikt skapade den nya kontorsmiljön en ökad stress eftersom det var svårare att skapa sig tystnad och enskildhet.

Inför flytten funderade man också kring hur de nya lokalerna skulle kunna påverka de anställdas fysiska rörelse under arbetsdagen. En annan frågeställning var om det gick att se några produktivitetsvinster. Några sådana effekter – vare sig positiva eller negativa – har Lisbeth Slunga Järvholm dock ännu inte kunnat slå fast.

En försvårande omständighet i flytten var att den sammanföll med den stora flyktingvågen till Sverige hösten 2015. Kommunen tvingades nyanställa vilket innebar att det nya kontoret fick hysa över 300 personer istället för 260-270 som det var tänkt. Den ökade trängseln kan ha påverkat de anställdas upplevelse av sitt nya kontor negativt.

Eva-Britt Persson är avdelningschef på drift- och serviceavdelningen på Örnsköldsviks kommun. Hon har följt kontorsflytten noga. Vi är fortfarande i ett nybörjarstadie, konstaterar hon. Hon håller med om att de nya lokalerna inte är optimala för alla yrkesgrupper.

– Det funkar inte riktigt bra för dem som dagligen ska ta fram och ställa tillbaka handlingar. Här har vi inte kommit tillräckligt långt i digitaliseringen, säger hon.

Eftersom många upplevt att det blev för trångt i huset pågår just nu en utglesning. En avdelning ska flytta och på så sätt ska man skapa fler tysta arbetsplatser för de yrkesgrupper som är i störst behov av det.

Huset har också haft brist på platser där man kan stänga till om sig.

– När vi får studiebesök brukar vi skicka med att det är viktigt att se till att det finns tillräckligt med rum för att kunna ta känsliga telefonsamtal.

I Lisbeth Slunga Järvholms forskning har man ställt frågor sex månader före flytten, sex månader efter flytten och 18 månader efter flytten. Just nu pågår analysen av 18-månaders-resultaten.

//OSCAR MAGNUSSON

Du&jobbet har även tidigare skrivit om kontorsflytten i Örnsköldsvik. Läs mer här.