Bränn mötesborden!

Aristoteles lär ha sagt att aldrig har något ändrats så lite för så många som när det gäller möten. Det gäller fortfarande, enligt min mening. Då menar jag inte när det gäller teknik och design. Där är vi ofta snabba att hänga på. Det tar inte lång tid förrän den senaste tekniken finns i de flesta mötesrum. Då och då blir jag av stolta chefer eller konferensarrangörer, förevisad nyinredda och vackra mötesrum med det allra senaste i teknik och design. Jag blir ofta beklämd men försöker inte visa det eftersom jag inte vill ta bort glädjen. Oftast är dessa mötesrum inte gjorda för nutidens behov av möten som bjuder upp till involvering, kreativitet, samskapande och flexibilitet. Något nutidens organisationer behöver för att kunna hantera mångfald, osäkerhet, komplexitet och ständig förnyelse. Mötesrummen är fortfarande anpassade för en tid med större stabilitet, det vill säga för information, uppföljning, kontroll och redan tänkta tankar.

Den moderna tekniken gör att möblerna måste fixeras vilket förhindrar spontanitet och flexibilitet.

Mötesborden fyller stora delar av rummet som även det omöjliggör variationer i samtalsformer och mötesmetoder. Whiteboarden, ofta placerad på en vägg på rummets ena kortsida, bakom mötesledaren, bjuder inte in till gemensamt skapande och åskådliggörande av idéer. Väggarna är ofta dekorerade och omöjliggör att visualisera tankar och skapa bilder tillsammans i stunden.

Riggat och planerat för ordning, reda och det redan färdigtänkta. Var finns rummen som bjuder upp till nutidsorganisationens behov av lärande, involvering och samskapande? Rum som samtidigt både är vackra, funktionella och anpassade för olika sorters möten?

Jag var bjuden till en kommun för att hålla i ett program som handlade om affärsmannaskap. Kommunen hade som en av sina stoltheter, otroligt vackra konferensrum. En stolt kommundirektör visade mig in i ett av rummen. Lokalen var vacker, generös i sin storlek och med underbar utsikt över vatten. Rummets inredning var påkostad. 80 % av rummet fylldes av ett pampigt, stort mörkt äggformat mahognybord. Utan specialverktyg var de omöjlig för städerskan att nå fram till mitten av bordet för att damma, inte ens om ”hon” låg raklång på mage över bordet. Runt borden stod 21 stycken tunga, breda fåtöljer som det krävdes mycket styrka för att kunna flytta. Rum gjorda för imponeringsfaktor 10 men faktor 0 för sitt kommunikationsbefrämjande. Ändå är dessa rum gjorda för kommunikation, eller? Trots rumsstorleken fanns det inget utrymme att dela in deltagarna i mindre grupper för dialog, ett sätt att aktivera fler. Jag insåg snabbt att vi inte kunde sitta i denna lokal i ett ämne där människor skulle involveras och vara kreativa tillsammans Vi löste det hela genom att flytta in i företagets matsal som var mycket mer lämpat för involverande och flexibla möten än vad själva kommunikationsrummet var. En annan del av historien var att jag också blev förvarnad att det var en mycket tyst grupp jag skulle träffa. Med rätt teknik som möjliggjordes under de nya förutsättningarna visade det sig att den ”tysta” gruppen var otroligt engagerad, kreativ och frimodig. En förvånat kommundirektör uttryckte att så här mycket har dom aldrig pratar förut!

För ett tag sedan var jag på ett av Sydsveriges största och mest moderna och extremt designade arbetsplatser. Vackra och spännande öppna planlösningar, arbetsrum och gemensamhetsplatser.

Även mötesrummen var vackra men som vanligt icke funktionella som mötesrum. De var gjorda som små bås till 80% fyllda med bord och som omöjliggjorde varierande kommunikations- och arbetsformer. Allra senaste tekniken var installerad. Istället för blädderblock och whiteboards fanns en apparat som man skulle skriva på och som skulle visa det skrivna mot en vägg. Ingen av deltagarna fixade tekniken som till en början tog en hel del fokus och energi från vårt verkliga mötessyfte. Det är märkligt att inredningen av mötesrum går stick i stäv med den moderna organisationens behov, det vill säga den lärande och värdestyrda organisationens behov, av möten. Möten för erfarenhetsutbyte, för involvering och samskapande och där möjligheter finns för att visualisera helheter, tydliggöra komplexiteter och att skapa tillsammans. Möten där man kan jobba i olika gruppformationer och med olika mötesmetoder och kommunikationsformer.

Mötesrum för förnyelse, kreativitet och samskapande

Skapa vackra mötesrum anpassade både för mer traditionella möten men som går att anpassa till skapande och involverande möten. Se till att inredningen går att göra flexibel med mindre bord som går att fälla ihop men också att sätta ihop till ett större. Ståbord är ett bra inslag. Det ger ibland mer energi att stå upp att prata och nästan på varje större möte finns det en eller två som har problem med ryggen och svårt att sitta. En del har också ”spring” i kroppen och mår bättre av att stå. Stolarna bör vara bekväma och lättflyttade. Det får gärna finnas en soffa i rummet. Det bjuder upp till en annan sorts samtal. Väggarna bör vara rena så att det går att hänga upp papper där man kan åskådliggöra tankar och idéer tillsammans.

Rummet bör vara ljust och vackert. Det ger energi och får ett symbolvärde för mötets viktighet. Undvik grupparbetsrum där man ska dela sig för att man jobbar med olika frågor. Att jobba i mindre grupper i samma rum gör att energin bibehålls och smittar av sig mellan grupperna.

•Liv Cardell är aktuell med boken ”Red matters”. En bok om företagskultur och värdestyrning.