1. Bra planering grunden för ett lyckat projekt

Ni vill göra något åt den låga status vaktmästeriet tycker sig ha på jobbet. Och varför är ventilationen så dålig? Något borde hända! Det här kan vara ämnen för projekt. Projekt betyder egentligen utkast, dvs planer.

Genom de många EU-stöden har projektstartande fått nya dimensioner. Projekten har blivit en arbetsform på många jobb.

De har setts som en smidig väg att runda byråkratiska beslutsvägar. Men även som forum för prat i all evighet till tveksam nytta.
– Jag är optimist, det mesta går att ändra till det bättre med ett bra projekt, säger konsulten Kari Örtengren.

Hon pekar dock på en hel del problem: bl a okunskap om planering och uppföljning, vilket leder till frustration och slöseri med resurser, inte minst skattepengar.
– Jag har haft insyn i ett hundratal projekt. Kanske hälften har fungerat bra.


Kännetecken för de bra projekten är att de handlar om en avgränsad process kring ett tillräckligt konkret problem. De ska ha viss tid avsatt, egen budget och särskilda personer utsedda att driva saken. Det ska finnas tydliga mål, aktivitetsplan och rutiner för att värdera resultatet och en lärande organisation. De berörda ska därför delta aktivt i alla steg och man ska planera för att resultatet ska kunna leva vidare efteråt.

Här är några vanliga fällor som projekt kan fastna i, enligt Kari Örtengren.

  • Gapar över för mycket. Man vill passa på att ändra allt möjligt som är fel när man ändå är igång.
  • Oklara mål. Det är vanligt att man förväxlar aktiviteter – till exempel sin egen vilja att göra en film eller hålla en utbildning – med målet. Det kanske är något helt annat som behövs för att nå ut med information och uppnå målet ökad kunskap.
  • Oklart var ansvaret ligger. Är det hos projektgruppen eller högsta ledningen?
  • Man följer inte upp resultat eller det går inte att mäta vad som har hänt. Ofta glömmer man att stämma av hur utgångsläget ser ut eller vilka aspekter som ska mätas.
  • Det blir en födkrok. Kari Örtengren är själv konsult, men brukar alltid framhålla vikten av att framför allt engagera den egna personalen. Projekt blir alltför ofta ett egenintresse för konsulter, skribenter m fl som lever på saken, menar hon. Konsulter kan vara rådgivare.
  • Omgivningen saknar förståelse. Förankring är mycket viktigt, liksom ledningens stöd.